Tietosuojaseloste
Versio 3.5 | päivitetty 18.10.2026
Voimassa verkkosivustolla julkaisemisesta alkaen
1. SOVELTAMISALA JA ROOLIT
Tässä kerrotaan, miten Studio Tomi Rautsiala käsittelee henkilötietoja yhteydenotoissa, tarvittaessa käytettävässä ajanvarauksessa, myynnissä, sopimuksissa, kuvausprojekteissa, laskutuksessa, maksamisessa, kuiteissa ja tilityksissä, kuvien säilytyksessä ja toimittamisessa, luvissa, markkinoinnissa sekä verkkosivustolla.
Studio on näissä omissa tarkoituksissaan rekisterinpitäjä. Yrityksen henkilöstö- tai tapahtumakuvauksessa asiakas voi määrittää käsittelyn tarkoitukset ja toimia rekisterinpitäjänä. Studio toimii silloin asiakkaan käsittelijänä tämän ohjeiden ja käsittelysopimuksen mukaisesti; asiakas vastaa omaa käsittelyään koskevasta informoinnista.
2. REKISTERINPITÄJÄ
Studio Tomi Rautsiala
Y-tunnus 2872140-8
Pikisaarenkatu 18 A 26
53900 Lappeenranta
040 961 8228
Tietosuoja- ja oikeuspyynnöt pyydetään ensisijaisesti sähköpostitse.
3. HENKILÖTIEDOT JA LÄHTEET
Tietoja voidaan käsitellä asiakkaista, mahdollisista asiakkaista, yritysten yhteyshenkilöistä, kuvattavista, tapahtumaosallistujista, alaikäisten huoltajista, yhteistyökumppaneista, alihankkijoista, verkkosivukävijöistä sekä lupia tai oikeuksia käyttävistä henkilöistä.
Käsiteltäviä tietoja voivat olla:
- nimi, yhteystiedot, yritys tai organisaatio, työrooli ja tarvittava edustamisoikeus
- yhteydenottolomakkeella, ajanvarauksessa tai muussa kanavassa annetut kuvaustyyppi-, ajankohta-, kuvauspaikka-, viesti-, tarjous-, sopimus-, varaus-, aikataulu-, peruutus- ja projektitiedot
- laskutus-, maksu- ja kirjanpitotiedot, kuten maksutapa, summa, ajankohta, tapahtuma- ja tilitysviite, kuittitiedot, palvelumaksu sekä mahdollinen palautus
- luvat, suostumukset, kiellot ja niiden muutokset
- tunnistettavat kuvat, RAW-kuvat, toimitettavat kuvat ja tarpeelliset metatiedot
- gallerian, kuvavalinnan ja toimituksen tekniset tiedot
- verkkosivuston IP-, selain-, laite-, eväste- ja lokitiedot palvelujen tuottamassa laajuudessa
- oikeuspyyntöihin, reklamaatioihin, riitoihin ja tietoturvatapahtumiin liittyvät tarpeelliset tiedot.
Studio ei lähtökohtaisesti pyydä henkilötunnusta, terveystietoa tai muuta erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvaa tietoa. Jos kuva tai välttämätön projektitieto sisältää arkaluonteista tietoa, tarve, peruste, suojaus ja säilytys arvioidaan erikseen.
Tietoja saadaan henkilöltä, asiakkaalta tai tämän valtuuttamalta taholta, kuvaustilanteesta, käytetyistä palveluista sekä rajattua yritysmyyntiä varten yritysten verkkosivuilta, virallisista profiileista ja muista julkisista ammatillisista lähteistä.
Muualta kuin henkilöltä saadusta tiedosta informoidaan kohtuullisessa ajassa, viimeistään kuukaudessa, ja aiemmin ensimmäisessä yhteydenotossa tai luovutuksessa.
4. TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTEET
- Yhteydenotot, ajanvaraus, tarjoukset ja sopimukset: kyselyihin vastaaminen, tarpeen selvittäminen, tarjottavien kuvausaikojen varaaminen, varausvahvistukset, aikataulut, muutokset, peruutukset, tarjous ja sopimus. Perusteena sopimus tai henkilön pyytämät sopimusta edeltävät toimet; yrityksen yhteyshenkilön osalta tarvittaessa oikeutettu etu hoitaa yrityssuhdetta.
- Kuvauspalvelu: suunnittelu, turvallinen kuvaaminen, kuratointi, valintagalleriat, viimeistely, laadunvarmistus, päätoimitus, mahdollisen Extra-kuvagallerian esikatselu ja toimitus sekä asiakaspalvelu. Perusteena sopimus tai sopimusta edeltävä toimi; muun kuvattavan osalta tapauskohtainen oikeutettu etu; asiakkaan lukuun tehtävässä käsittelyssä asiakkaan ohjeet ja käsittelysopimus.
- Laskutus, maksaminen ja velvoitteet: laskutus, maksujen vastaanottaminen ja seuranta, kuittien toimittaminen, tilitysten ja palvelumaksujen täsmäytys, palautukset, kirjanpito, verotus ja viranomaisvelvoitteet. Perusteena sopimus ja lakisääteinen velvoite.
- Oikeuksien ja vaatimusten hallinta: sopimukset, käyttöoikeudet, luvat, kiellot, reklamaatiot, turvallisuustapahtumat ja oikeusvaateet. Perusteena sopimus, lakisääteinen velvoite tai oikeutettu etu suojata oikeuksia.
- Portfolio ja markkinointi: Studion työn esittely verkkosivustolla, Instagramissa, Facebookissa, Threadsissa tai Google Business Profilessa. Tunnistettavan henkilökuvan perusteena on erillinen vapaaehtoinen, dokumentoitu sekä kuvan, tarkoituksen ja kanavan yksilöivä suostumus.
- Suoramarkkinointi: Studion palvelujen rajattu markkinointi. Perusteena suostumus tai lain sallimissa tilanteissa oikeutettu etu, kuten työtehtävään olennaisesti liittyvä yritysmarkkinointi tai olemassa oleva asiakassuhde. Suoramarkkinoinnin voi kieltää milloin tahansa.
- Verkkosivusto, tietoturva ja oikeuspyynnöt: sivuston toimivuus ja turvallisuus, väärinkäytösten ehkäisy, liikenteen yleinen ymmärtäminen, hakunäkyvyys, oikeuspyynnöt ja tietoturvatapahtumat. Perusteena oikeutettu etu, lakisääteinen velvoite ja ei-välttämättömissä evästeissä suostumus.
Oikeutettuja etuja ovat palvelu- ja yrityssuhteiden hoitaminen, toiminnan ja tietoturvan ylläpito, oikeuksien suojaaminen sekä rajattu yritysmarkkinointi. Etu arvioidaan henkilön oikeuksia ja kohtuullisia odotuksia vasten.
Suostumuksen epääminen tai peruuttaminen ei vaikuta ostettuun palveluun. Yhden kanavan suostumus ei kata muita kanavia, maksettua mainontaa tai kolmannen osapuolen käyttöä.
5. VASTAANOTTAJAT JA KANSAINVÄLISET SIIRROT
Studio ei myy henkilötietoja. Tietoja käsittelevät vain Studio sekä tehtävään tarvittavat palveluntarjoajat tai alihankkijat.
Palveluja voivat olla Apple ja iCloud, Adobe Lightroom, Squarespace (verkkosivusto, yhteydenottolomake ja Acuity Scheduling -ajanvaraus), Google (reCAPTCHA ja Search Console), Meta-palvelut ja WhatsApp, OP Kevytyrittäjä / OP Palvelut Oy, Vipps MobilePay AS:n Suomen sivuliike sekä OpenAI / ChatGPT.
Vipps MobilePay tarjoaa Studiolle MobilePay-lyhytnumeron, Get Paid -sovelluksen ja Mobiilikassan maksujen vastaanottamista, kuitteja, tapahtumatietoja ja tilityksiä varten. Studio ja Vipps MobilePay käsittelevät henkilötietoja omien palvelujensa osalta erillisinä rekisterinpitäjinä. Lisätietoa Vipps MobilePayn käsittelystä: https://www.mobilepay.fi/privacy-notice.
Tekoälypalveluun annetaan vain tarpeellinen tieto ensisijaisesti tunnisteet poistettuina tai peitettyinä. Kokonaisia RAW-aineistoja tai asiakasgallerioita ei normaalisti anneta tekoälypalveluun.
Tietoja voidaan antaa sopimuksen sitomalle alihankkijalle sekä viranomaiselle, vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle lain, oikeusvaateen tai elintärkeän edun edellyttäessä.
Kansainvälinen siirto perustuu tilanteen mukaan Euroopan komission riittävyyspäätökseen, EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen osallistuvan vastaanottajan osalta kyseiseen kehykseen tai komission vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaviin lisäsuojatoimiin. Lisätietoja yksittäisen siirron perusteesta ja suojatoimista voi pyytää Studiolta.
6. SÄILYTYSAJAT
Tietoa säilytetään vain tarkoituksen, sopimuksen, oikeutetun edun, oikeusvaateen tai lain vaatiman ajan:
- kontaktoimaton yritysliidi: enintään 6 kuukautta keräämisestä
- kontaktoitu liidi, verkkolomakkeella tai muussa kanavassa saapunut toteutumaton tiedustelu sekä hylätty tai rauennut tarjous: enintään 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta tai raukeamisesta
- tavanomaiset aikataulu-, järjestely- ja toimitusviestit sekä ajanvarauksen operatiiviset tiedot: enintään 12 kuukautta lopullisesta toimituksesta, elleivät ne kuulu pidempään säilytettävään asiakirjaan
- peruuntuneen tai toteutumattoman ajanvarauksen operatiiviset tiedot: enintään 12 kuukautta peruutuksesta tai raukeamisesta; sopimus ja hyväksyntätodiste säilytetään sopimusajan mukaan
- hyväksytty tarjous, sopimus, käyttöoikeus, olennainen muutos ja niiden hyväksyntätodiste: 6 vuotta toimeksiannon päättymisvuoden lopusta; pidempään vain voimassa olevan velvoitteen tai keskeneräisen asian vuoksi
- lasku- ja kirjanpitoaineisto, mukaan lukien tarpeelliset maksukuitit, tapahtuma- ja tilitysraportit, palvelumaksut ja palautustiedot: lain vaatima aika, tavallisesti 6–10 vuotta aineistolajista riippuen
- suostumus tai lupa: käytön ajan ja sen jälkeen vain lainmukaisuuden osoittamiseksi tarpeellinen vähimmäistieto; jatkotarve tarkistetaan viimeistään 3 vuoden kuluessa käytön päättymisestä
- oikeuspyyntö- ja tietoturvatapahtumaloki: lähtökohtaisesti 3 vuotta asian sulkemisesta
- suoramarkkinointikielto: vähimmäistieto niin kauan kuin kieltoa on noudatettava
- Squarespace Activity Log: enintään 7 päivää
- evästeet ja suostumusvalinnat: käyttötarkoituksen, asetusten ja kävijän valinnan mukaisesti.
Kuvausprojektin RAW-kuvat, muokkaukset, lopulliset toimituskuvat, asiakasgalleria, jakolinkki, muu Lightroom-aineisto ja Studion salattu paikallinen varmuuskopio säilytetään oletuksena 3 kalenterikuukautta lopullisesta päätoimituksesta, ellei muuta sovita tai laki, asiakkaan rekisterinpitäjärooli, lainmukainen pyyntö tai erityinen riski edellytä muuta. Täsmällinen päättymispäivä ilmoitetaan.
Valintagalleriat ja mahdollisen Extran esikatselu ovat määräaikaisia, eikä niiden keskeneräisiin kuviin liity käyttöoikeutta. Jos Extra tilataan, toimitetaan uusi galleria, jossa ovat päätoimitus ja kaikki kuratoidut Extra-kuvat. Koko projektin uusi 3 kuukauden säilytys- ja saatavuusaika alkaa tästä yhdistetystä lopputoimituksesta. Jos Extraa ei tilata, esikatselu ei pidennä alkuperäistä säilytysaikaa. Aikaisemmat valinta- ja esikatselulinkit voidaan sulkea lopullisen toimituksen jälkeen.
Päättymispäivänä projekti poistetaan Lightroomin aktiivikäytöstä ja paikallisesta varmuuskopiosta. Aineisto voi olla Lightroomin tai laitteen mahdollisessa roskakorissa enintään yhden kalenterikuukauden ennen pysyvää poistamista. Roskakorijakso ei ole asiakkaalle luvattu saatavuusaika, eikä Studio takaa aineiston palautettavuutta tai uudelleentoimitusta päättymispäivän jälkeen.
Erikseen valittuja portfolio- ja markkinointikuvia voidaan säilyttää pidempään vain niiden käytön ajan ja voimassa olevalla perusteella sekä tarvittavalla luvalla. Portfolioon valitseminen ei laajenna kuvan käyttöoikeutta.
7. TIETOJEN PAKOLLISUUS, SUOJAUS JA AUTOMAATIO
Yhteydenottolomakkeessa pakollisia ovat etu- ja sukunimi, sähköposti, kuvaustyyppi ja kuvaustarpeen lyhyt kuvaus. Yritys tai organisaatio, puhelinnumero, toivottu ajankohta ja kuvauspaikka tai paikkakunta ovat vapaaehtoisia. Pakollisia tietoja käytetään yhteydenoton tunnistamiseen, siihen vastaamiseen ja alustavaan palvelutarpeen arviointiin. Laskutukseen tarvittavat tiedot pyydetään vasta, jos asia etenee toimeksiannoksi. Ajanvarauksessa tarpeelliset nimi-, yhteys-, palvelu- ja aikatiedot osoitetaan varauksen yhteydessä; niitä käytetään varauksen ja kuvauksen hoitamiseen.
Yhteydenottoon, sopimiseen, turvalliseen kuvaukseen, toimitukseen, laskutukseen ja valitun maksutavan käyttämiseen tarvittavan tiedon puuttuminen voi estää palvelun tai kyseisen maksutavan käyttämisen. Sähköpostiosoite pyydetään Mobiilikassan kortti- tai käteismaksun kuittia varten vain, jos kuitti toimitetaan sähköpostitse. Portfolio- ja markkinointisuostumus sekä ei-välttämättömät evästeet ovat vapaaehtoisia.
Tietoa suojataan riskin mukaan esimerkiksi rajatuilla käyttöoikeuksilla ja gallerioilla, vahvoilla salasanoilla, monivaiheisella tunnistautumisella, laite- ja tallennussalauksella, kuva-aineiston tarkistetuilla pilvi- ja paikalliskopioilla sekä tarpeettoman tiedon poistamisella. Hallinnolliset asiakirjat säilytetään suojatussa iCloud-arkistossa.
Studio ei tee yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä tai profilointia, joilla olisi henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Tilanteesta riippuen henkilöllä voi olla oikeus:
- saada tietoa ja tutustua omiin tietoihinsa
- oikaista tietoja
- pyytää poistamista tai käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa
- saada tietyt itse toimittamansa tiedot siirretyksi
- peruuttaa suostumus tulevan käsittelyn osalta
- tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Oikeudet eivät ole ehdottomia; tietoa voidaan joutua säilyttämään lain, oikeusvaateen, sananvapauden tai muiden oikeuksien vuoksi.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Peruuttamisen jälkeen Studio lopettaa uuden suostumukseen perustuvan käytön ja poistaa kuvan hallitsemistaan digitaalisista kanavista ilman aiheetonta viivytystä mahdollisuuksien mukaan. Jo toimitettujen, painettujen, edelleen jaettujen, välimuistiin tallentuneiden tai toisen rekisterinpitäjän hallussa olevien kopioiden poistumista ei voida taata.
Lähetä pyyntö osoitteeseen tomi.rautsiala@icloud.com ja yksilöi henkilö, toimeksianto sekä pyydetty toimi. Studio voi varmistaa henkilöllisyyden suhteellisella tavalla.
Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukaudessa. Määräaikaa voidaan perustellusti jatkaa enintään kahdella kuukaudella; jatkosta ilmoitetaan ensimmäisen kuukauden aikana. Kun Studio on vain asiakkaan käsittelijä, pyyntö välitetään rekisterinpitäjälle.
Valvontaviranomainen Suomessa:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
9. VERKKOSIVUSTO JA EVÄSTEET
www.studiotomirautsiala.fi on toteutettu Squarespacella. Yhteydenottosivulla https://www.studiotomirautsiala.fi/yhteydenotto on lomake, jonka tiedot välitetään Studiolle yhteydenottoon vastaamista, palvelutarpeen arviointia sekä mahdollisen tarjouksen ja sopimuksen valmistelua varten. Lomakevastauksia käsitellään Squarespacessa, ja Studio saa uudesta vastauksesta sähköposti-ilmoituksen.
Yhteydenottolomakkeen lähettäminen ei varaa aikaa, muodosta sopimusta eikä synnytä maksuvelvollisuutta. Erillinen ajanvaraus osoitteessa https://www.studiotomirautsiala.fi/ajanvaraus on käytössä tarvittaessa erikseen tarjottaviin kuvausaikoihin. Sen tiedot käsitellään Squarespace/Acuity-palvelussa varauksen ja kuvauksen hoitamiseksi. Varauksen sisältö, hinta, maksaminen ja ehdot esitetään kyseisen varauksen yhteydessä.
Lomakkeessa käytetään Google reCAPTCHAa roskapostin ja väärinkäytösten torjumiseksi. Google voi käsitellä tällöin tarpeellisia teknisiä tietoja oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.
Välttämättömiä evästeitä ja teknisiä lokitietoja voidaan käyttää sivuston tarjoamiseen ja turvallisuuteen. Ei-välttämättömien evästeiden käyttö edellyttää kävijän suostumusta. Evästevalintoja voi muuttaa sivuston ”Evästeasetukset”-painikkeesta. Myös ajanvarauksen mahdolliset ei-välttämättömät evästeet käsitellään suostumusvalinnan mukaisesti.
Squarespace Activity Log voi näyttää enintään 7 päivän ajalta vierailuajan, avatun sivun, IP-osoitteen, siitä päätellyn likimääräisen sijainnin, selaimen, käyttöjärjestelmän ja viittaavan sivun.
Google Search Consolea käytetään hakunäkyvyyden ja teknisen toimivuuden yleiseen seurantaan. Google Analyticsia, Meta Pixeliä tai muuta erillistä markkinointiseurantaa ei ole vahvistettu käyttöön.
Kun sivuston palvelut, maksaminen, analytiikka, upotukset tai tietojen keräämisen tarkoitukset muuttuvat olennaisesti, tietosuojainformaatio ja suostumusten hallinta sovitetaan muutokseen ennen sen käyttöönottoa.
10. MUUTOKSET
Informaatio päivitetään toiminnan, käsittelytapojen tai lainsäädännön olennaisesti muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan verkkosivustolla. Olennaisesta muutoksesta ilmoitetaan erikseen, kun laki tai käsittelyn luonne sitä edellyttää.
Lisätiedot:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
- Rekisteröidyn informointi: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-informointi
- Rekisteröidyn oikeudet: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet
- Tietojen minimointi: https://tietosuoja.fi/tietojen-minimointi
- Squarespacen tietosuojakäytäntö: https://www.squarespace.com/privacy
- Googlen tietosuojakäytäntö: https://policies.google.com/privacy