Tietosuojaseloste
Versio 2.2 | päivitetty 1.9.2026
1. SOVELTAMISALA JA ROOLIT
Tässä kerrotaan, miten Studio Tomi Rautsiala käsittelee henkilötietoja yhteydenotoissa, myynnissä, sopimuksissa, kuvausprojekteissa, laskutuksessa, kuvien säilytyksessä ja toimittamisessa, luvissa, markkinoinnissa sekä verkkosivustolla.
Studio on näissä omissa tarkoituksissaan rekisterinpitäjä. Yrityksen henkilöstö- tai tapahtumakuvauksessa asiakas voi määrittää käsittelyn tarkoitukset ja toimia rekisterinpitäjänä. Studio toimii silloin asiakkaan käsittelijänä tämän ohjeiden ja käsittelysopimuksen mukaisesti; asiakas vastaa omaa käsittelyään koskevasta informoinnista.
2. REKISTERINPITÄJÄ
Studio Tomi Rautsiala
Y-tunnus 2872140-8
Pikisaarenkatu 18 A 26
53900 Lappeenranta
040 961 8228
Tietosuoja- ja oikeuspyynnöt pyydetään ensisijaisesti sähköpostitse.
3. HENKILÖTIEDOT JA LÄHTEET
Tietoja voidaan käsitellä asiakkaista, mahdollisista asiakkaista, yritysten yhteyshenkilöistä, kuvattavista, tapahtumaosallistujista, alaikäisten huoltajista, yhteistyökumppaneista, alihankkijoista, verkkosivukävijöistä sekä lupia tai oikeuksia käyttävistä henkilöistä.
Käsiteltäviä tietoja voivat olla:
- nimi, yhteystiedot, yritys, työrooli ja tarvittava edustamisoikeus
- viestit sekä tarjous-, sopimus-, aikataulu-, peruutus- ja projektitiedot
- laskutus-, maksu- ja kirjanpitotiedot
- luvat, suostumukset, kiellot ja niiden muutokset
- tunnistettavat kuvat, RAW-kuvat, toimitettavat kuvat ja tarpeelliset metatiedot
- gallerian, kuvavalinnan ja toimituksen tekniset tiedot
- verkkosivuston IP-, selain-, laite-, eväste- ja lokitiedot palvelujen tuottamassa laajuudessa
- oikeuspyyntöihin, reklamaatioihin, riitoihin ja tietoturvatapahtumiin liittyvät tarpeelliset tiedot.
Studio ei lähtökohtaisesti pyydä henkilötunnusta, terveystietoa tai muuta erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvaa tietoa. Jos kuva tai välttämätön projektitieto sisältää arkaluonteista tietoa, tarve, peruste, suojaus ja säilytys arvioidaan erikseen.
Tietoja saadaan henkilöltä, asiakkaalta tai tämän valtuuttamalta taholta, kuvaustilanteesta, käytetyistä palveluista sekä rajattua yritysmyyntiä varten yritysten verkkosivuilta, virallisista profiileista ja muista julkisista ammatillisista lähteistä.
Muualta kuin henkilöltä saadusta tiedosta informoidaan kohtuullisessa ajassa, viimeistään kuukaudessa, ja aiemmin ensimmäisessä yhteydenotossa tai luovutuksessa.
4. TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTEET
- Yhteydenotot, tarjoukset ja sopimukset: kyselyihin vastaaminen, tarpeen selvittäminen, tarjous ja sopimus. Perusteena sopimus tai henkilön pyytämät sopimusta edeltävät toimet; yrityksen yhteyshenkilön osalta tarvittaessa oikeutettu etu hoitaa yrityssuhdetta.
- Kuvauspalvelu: suunnittelu, turvallinen kuvaaminen, kuratointi, viimeistely, laadunvarmistus, toimitus ja asiakaspalvelu. Perusteena sopimus; muun kuvattavan osalta tapauskohtainen oikeutettu etu; asiakkaan lukuun tehtävässä käsittelyssä asiakkaan ohjeet ja käsittelysopimus.
- Laskutus ja velvoitteet: laskutus, maksujen seuranta, kirjanpito, verotus ja viranomaisvelvoitteet. Perusteena sopimus ja lakisääteinen velvoite.
- Oikeuksien ja vaatimusten hallinta: sopimukset, käyttöoikeudet, luvat, kiellot, reklamaatiot, turvallisuustapahtumat ja oikeusvaateet. Perusteena sopimus, lakisääteinen velvoite tai oikeutettu etu suojata oikeuksia.
- Portfolio ja markkinointi: Studion työn esittely verkkosivustolla, Instagramissa, Facebookissa, Threadsissa tai Google Business Profilessa. Tunnistettavan henkilökuvan perusteena on erillinen vapaaehtoinen, dokumentoitu sekä kuvan, tarkoituksen ja kanavan yksilöivä suostumus.
- Suoramarkkinointi: Studion palvelujen rajattu markkinointi. Perusteena suostumus tai lain sallimissa tilanteissa oikeutettu etu, kuten työtehtävään olennaisesti liittyvä yritysmarkkinointi tai olemassa oleva asiakassuhde. Suoramarkkinoinnin voi kieltää milloin tahansa.
- Verkkosivusto, tietoturva ja oikeuspyynnöt: sivuston toimivuus ja turvallisuus, väärinkäytösten ehkäisy, liikenteen yleinen ymmärtäminen, hakunäkyvyys, oikeuspyynnöt ja tietoturvatapahtumat. Perusteena oikeutettu etu, lakisääteinen velvoite ja ei-välttämättömissä evästeissä suostumus.
Oikeutettuja etuja ovat palvelu- ja yrityssuhteiden hoitaminen, toiminnan ja tietoturvan ylläpito, oikeuksien suojaaminen sekä rajattu yritysmarkkinointi. Etu arvioidaan henkilön oikeuksia ja kohtuullisia odotuksia vasten.
Suostumuksen epääminen tai peruuttaminen ei vaikuta ostettuun palveluun. Yhden kanavan suostumus ei kata muita kanavia, maksettua mainontaa tai kolmannen osapuolen käyttöä.
5. VASTAANOTTAJAT JA KANSAINVÄLISET SIIRROT
Studio ei myy henkilötietoja. Tietoja käsittelevät vain Studio sekä tehtävään tarvittavat palveluntarjoajat tai alihankkijat.
Palveluja voivat olla Apple ja iCloud, Adobe Lightroom, Squarespace, Google, Meta-palvelut ja WhatsApp, OP Kevytyrittäjä / OP Palvelut Oy sekä OpenAI / ChatGPT.
Tekoälypalveluun annetaan vain tarpeellinen tieto ensisijaisesti tunnisteet poistettuina tai peitettyinä. Kokonaisia RAW-aineistoja tai asiakasgallerioita ei normaalisti anneta tekoälypalveluun.
Tietoja voidaan antaa sopimuksen sitomalle alihankkijalle sekä viranomaiselle, vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle lain, oikeusvaateen tai elintärkeän edun edellyttäessä.
Kansainvälinen siirto perustetaan tilanteen mukaan Euroopan komission riittävyyspäätökseen, EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen osallistuvan vastaanottajan osalta kyseiseen kehykseen tai komission vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaviin lisäsuojatoimiin. Lisätietoja yksittäisen siirron perusteesta ja suojatoimista voi pyytää Studiolta.
6. SÄILYTYSAJAT
Tietoa säilytetään vain tarkoituksen, sopimuksen, oikeutetun edun, oikeusvaateen tai lain vaatiman ajan:
- kontaktoimaton yritysliidi: enintään 6 kuukautta keräämisestä
- kontaktoitu liidi, toteutumaton tiedustelu sekä hylätty tai rauennut tarjous: enintään 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta tai raukeamisesta
- tavanomaiset aikataulu-, järjestely- ja toimitusviestit: 12 kuukautta lopullisesta toimituksesta, elleivät ne kuulu pidempään säilytettävään asiakirjaan
- hyväksytty tarjous, sopimus, käyttöoikeus ja olennainen muutos: 6 vuotta toimeksiannon päättymisvuoden lopusta; pidempään vain voimassa olevan velvoitteen tai keskeneräisen asian vuoksi
- lasku- ja kirjanpitoaineisto: lain vaatima aika, tavallisesti 6–10 vuotta aineistolajista riippuen
- suostumus tai lupa: käytön ajan ja sen jälkeen vain lainmukaisuuden osoittamiseksi tarpeellinen vähimmäistieto; jatkotarve tarkistetaan viimeistään 3 vuoden kuluessa käytön päättymisestä
- oikeuspyyntö- ja tietoturvatapahtumaloki: lähtökohtaisesti 3 vuotta asian sulkemisesta
- suoramarkkinointikielto: vähimmäistieto niin kauan kuin kieltoa on noudatettava
- Squarespace Activity Log: enintään 7 päivää
- evästeet ja suostumusvalinnat: käyttötarkoituksen, asetusten ja kävijän valinnan mukaisesti.
Kuvausprojektin RAW-kuvat, muokkaukset, asiakasgalleria, jakolinkki ja muu Lightroom-aineisto säilytetään oletuksena 12 kalenterikuukautta lopullisesta toimituksesta, ellei muuta sovita tai laki, asiakkaan rekisterinpitäjärooli, lainmukainen pyyntö tai erityinen riski edellytä muuta. Täsmällinen päättymispäivä ilmoitetaan. Samaan galleriaan toimitettu lisäkuva käynnistää ajan uudelleen; erillisellä lisäkuvagallerialla on oma aikansa.
Päättymispäivänä projekti poistetaan aktiivikäytöstä. Aineisto voi olla Lightroomin roskakorissa enintään yhden kuukauden ennen pysyvää poistamista. Roskakorijakso ei ole asiakkaalle luvattu saatavuusaika, eikä Studio takaa aineiston palautettavuutta tai uudelleentoimitusta päättymispäivän jälkeen.
Erikseen valittuja portfolio- ja markkinointikuvia voidaan säilyttää pidempään vain niiden käytön ajan ja voimassa olevalla perusteella sekä tarvittavalla luvalla. Portfolioon valitseminen ei laajenna kuvan käyttöoikeutta.
7. TIETOJEN PAKOLLISUUS, SUOJAUS JA AUTOMAATIO
Yhteydenottoon, sopimiseen, turvalliseen kuvaukseen, toimitukseen ja laskutukseen tarvittavan tiedon puuttuminen voi estää palvelun. Portfolio- ja markkinointisuostumus sekä ei-välttämättömät evästeet ovat vapaaehtoisia.
Tietoa suojataan riskin mukaan esimerkiksi rajatuilla käyttöoikeuksilla ja gallerioilla, vahvoilla salasanoilla, monivaiheisella tunnistautumisella, salauksella, tarkistetuilla kopioilla ja tarpeettoman tiedon poistamisella.
Studio ei tee yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä tai profilointia, joilla olisi henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Tilanteesta riippuen henkilöllä voi olla oikeus:
- saada tietoa ja tutustua omiin tietoihinsa
- oikaista tietoja
- pyytää poistamista tai käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa
- saada tietyt itse toimittamansa tiedot siirretyksi
- peruuttaa suostumus tulevan käsittelyn osalta
- tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Oikeudet eivät ole ehdottomia; tietoa voidaan joutua säilyttämään lain, oikeusvaateen, sananvapauden tai muiden oikeuksien vuoksi.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Peruuttamisen jälkeen Studio lopettaa uuden suostumukseen perustuvan käytön ja poistaa kuvan hallitsemistaan digitaalisista kanavista ilman aiheetonta viivytystä mahdollisuuksien mukaan. Jo toimitettujen, painettujen, edelleen jaettujen, välimuistiin tallentuneiden tai toisen rekisterinpitäjän hallussa olevien kopioiden poistumista ei voida taata.
Lähetä pyyntö osoitteeseen tomi.rautsiala@icloud.com ja yksilöi henkilö, toimeksianto sekä pyydetty toimi. Studio voi varmistaa henkilöllisyyden suhteellisella tavalla.
Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukaudessa. Määräaikaa voidaan perustellusti jatkaa enintään kahdella kuukaudella; jatkosta ilmoitetaan ensimmäisen kuukauden aikana. Kun Studio on vain asiakkaan käsittelijä, pyyntö välitetään rekisterinpitäjälle.
Valvontaviranomainen Suomessa:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
9. VERKKOSIVUSTO JA EVÄSTEET
www.studiotomirautsiala.fi on toteutettu Squarespacella. Sivustolla ei ole yhteydenottolomaketta tai tilausrajapintaa; yhteydenotto tapahtuu sähköpostilinkin kautta.
Välttämättömiä evästeitä ja teknisiä lokitietoja voidaan käyttää sivuston tarjoamiseen ja turvallisuuteen. Ei-välttämättömät evästeet estetään, kunnes kävijä hyväksyy ne evästebannerissa.
Squarespace Activity Log voi näyttää enintään 7 päivän ajalta vierailuajan, avatun sivun, IP-osoitteen, siitä päätellyn likimääräisen sijainnin, selaimen, käyttöjärjestelmän ja viittaavan sivun.
Google Search Consolea käytetään hakunäkyvyyden ja teknisen toimivuuden yleiseen seurantaan. Google Analyticsia, Meta Pixeliä tai muuta erillistä markkinointiseurantaa ei ole vahvistettu käyttöön.
Jos sivustolle lisätään lomake, ajanvaraus, analytiikka, markkinointieväste tai ulkoinen upotus, tämä informaatio ja suostumusten hallinta päivitetään ennen käyttöönottoa.
10. MUUTOKSET
Informaatio päivitetään toiminnan, käsittelytapojen tai lainsäädännön olennaisesti muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan verkkosivustolla. Olennaisesta muutoksesta ilmoitetaan erikseen, kun laki tai käsittelyn luonne sitä edellyttää.
Lisätiedot:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
- Rekisteröidyn informointi: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-informointi
- Rekisteröidyn oikeudet: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet